Vorige week publiceerde De Dikke Blauwe het eerste deel van een lijvig artikel over het onderzoek van Ars Memorandi naar de effecten van de zogenoemde projectencarrousel. Voor de aanvragers was het al ondoenlijk, maar nu worden ook steeds meer vermogensfondsen zich bewust van de negatieve effecten van financiering op projectbasis. Ars Memorandi heeft die negatieve effecten in geld uitdrukt en de uitkomsten liegen er niet om. Deze week deel 2 van het artikel over het onderzoek.
Projectencaroussel nog steeds springlevend
Door deze manier van werken, met een voorkeur voor steeds weer nieuwe projecten, houden de overheid (die ook steeds meer op projectbasis financiert), fondsen en maatschappelijke organisaties samen een ‘projectencarrousel’ in stand. Er is al veel over dit onderwerp geschreven, met name door Daniël Giltay Veth, maar het fenomeen is nog steeds springlevend.
Uit het onderzoek blijkt, dat veel fondsen er een tweesporenbeleid op na houden wat steun aan maatschappelijke organisaties betreft. In hun officiële discours, bijvoorbeeld op hun website, laten de fondsen weten organisaties alleen voor korte duur te willen en kunnen ondersteunen. Bij doorvragen bleek dat al deze fondsen ook een aantal organisaties al zeer lang structureel ondersteunen. Bij sommige fondsen krijgen deze langdurig ondersteunde organisaties, die ofwel ‘kernpartners’ of ‘parels’, ofwel ‘winkeldochters’ (‘waar je mee blijft zitten’) worden genoemd, een aparte behandeling en hoeven ze niet elk jaar een zware administratieve aanvraagprocedure door.
Kostbaar proces
Bij andere fondsen worden deze organisaties op dezelfde manier als andere aanvragers behandeld, en moeten ze steeds weer opnieuw 'vernieuwende' projecten indienen om zich van de steun van de fondsen te verzekeren. Dat betekent dat ze elk jaar weer hun structurele activiteiten moeten ‘verpakken’ als projecten. Een kostbaar proces, dat de maatschappij alleen verlies oplevert. Niemand profiteert ervan, alleen professionele fondsenwervers die worden ingehuurd om het geld bij de fondsen los te peuteren op basis van glossy projectplannen.
De administratieve rompslomp die fondsenwerving op projectbasis met zich meebrengt, en die door Ars memorandi inzichtelijk is gemaakt, komt in ongeveer dezelfde mate voor bij alle organisaties die voor (een deel van) hun inkomsten afhankelijk zijn van fondsen. Zij worstelen allemaal met de grote hoeveelheden tijd en rompslomp (en dus geld) die het elk jaar weer opnieuw moeten aanvragen van geld bij diverse fondsen met zich meebrengt.
Toename administratieve rompslomp
Wat betekent nu de werkwijze van fondsen concreet voor aanvragers? Voor het totaal aan projecten en activiteiten dat zij uitvoeren, moet elk jaar opnieuw weer een enorme projecten-wervingsmachine worden opgetuigd. Het is voor de ondervraagde organisaties elk jaar weer een enorme toer om het benodigde geld bij de fondsen te werven.
Organisaties ervaren dat de administratieve rompslomp die bij het werven van fondsen komt kijken, de laatste jaren sterk is toegenomen. Dit wordt ervaren als de keerzijde van het professionaliseringsproces dat fondsen de afgelopen tijd hebben doorgemaakt. Met die professionalisering worden aanvragers op twee manieren geconfronteerd:
De meeste fondsen zijn overgegaan op een digitale aanvraagprocedure, die bij elk fonds net weer iets anders is ingericht.
De vragen die tijdens die procedure moeten worden beantwoord, zijn ingewikkelder en complexer te beantwoorden dan voorheen. Met het invullen van alle digitale formulieren is derhalve veel tijd gemoeid.
Beter ‘verkopen’
Deze professionaliseringsslag die de fondsen hebben doorgemaakt, creëert bij de organisaties die fondsen moeten aanvragen geen betere werkwijze of meer maatschappelijk rendement. Wél de noodzaak projecten beter te moeten ‘verkopen’; en de noodzaak om te weten welk fonds wat wél wil en wat niet.
Geen standaardisering
Omdat de fondsen niet met elkaar hun eisen hebben afgestemd en er tussen fondsen onderling niets is gestandaardiseerd wat aanvraagprocedures betreft - enkele uitzonderingen zoals het Haagse vakantieloket daargelaten - creëert deze professionalisering aan de kant van de fondsen bij de aanvragers voornamelijk behoefte aan gespecialiseerde kennis over fondsenwerving.
Het is een ontwikkeling die geen verbeterde projecten tot stand brengt, maar wél veel werk voor (vaak extern ingehuurde) fondsenwervers. Tegenwoordig is het voor uitvoerende medewerkers in organisaties bijna ondoenlijk zelf de hele fondsenwerving te doen. Iemand wordt ervoor intern aangesteld of extern ingehuurd. Zo complex is het geworden. En dat vinden de fondsen dan weer niet zo wenselijk, over het algemeen: ‘Fondsen professionaliseren wel, maar willen liever niet dat aanvragers een professional inschakelen om de fondsenwerving te doen’, aldus een aanvrager.
Voorbeeld
Elk project dat door een maatschappelijke organisatie wordt uitgevoerd, wordt door verschillende fondsen medegefinancierd. Fondsen dragen meestal alleen bij in een deel van de kosten van een project. Schematisch zag dat er bij een onderzochte organisatie als volgt uit:
Schema 3
Een project: 28 complexe en tijdrovende stappen
Ars memorandi heeft bij een onderzochte organisatie exact in kaart kunnen brengen hoeveel tijd en administratieve stappen het per project kostte om het gefinancierd te krijgen. Zo dienden voor een project dat in totaal € 12.750 aan inkomsten uit fondsenwerving opleverde, maar liefst 28 complexe administratieve en tijdrovende stappen te worden gezet. Onder andere omdat de nadruk bij fondsen ligt op administratieve verantwoording en controle. Zo kan het dat organisaties vele tientallen uren per project aan fondsenwerving moeten besteden om het gefinancierd te krijgen.
Organisatiefinanciering efficiënter en brengt meer op
Uitgebreide kwantitatieve informatie is te vinden in het onderzoeksrapport, waaruit blijkt dat 'organisatiefinanciering' (dat wil zeggen dat een fonds niet projectmatig maar institutioneel steunt, geen zware administratieve procedure hanteert en inhoudelijk betrokken is bij een initiatief) vele malen efficiënter is en meer oplevert, maatschappelijk gezien, dan projectfinanciering. De opbrengst per uur fondsenwerving is berekend en vergeleken voor de diverse vormen van financiering. Uit deze berekening bleek, dat de opbrengst uit fondsenwerving voor een organisatie enkele honderden malen hoger is bij organisatiefinanciering. Het uitgespaarde geld kan de organisatie aan de realisatie van de maatschappelijke missie besteden.
‘Volkomen dramatisch’
In het kader van het onderzoek is ook een aantal directeuren en bestuurders van vermogensfondsen geïnterviewd die zelf ‘vanaf de andere kant’ ervaring hebben met het proces van fondsenwerving, omdat ze bij een maatschappelijke organisatie in het bestuur zitten bijvoorbeeld. Wat zij hier zelf over zeggen spreekt boekdelen. 'Ik zit zelf in een paar besturen en moest zelf een keer ergens fondsen voor aanvragen. Het is dramatisch, volkomen dramatisch... zoveel fondsen, zoveel aanvraagformulieren, zoveel verschillende dingen die je mee moet sturen. Sommige dingen per brief, per e-mail, of telefoon... ik ben me rot geschrokken toen ik al die aanvragen de deur uit had', zegt een directeur van een fonds. Een andere directeur meldt: ‘Het is nu vreselijk met al die aanvraagformulieren. Sommigen willen alles met uurtarieven, anderen hebben een heel andere opbouw, er zijn fondsen die achter de komma alles willen weten, sommigen willen een post overhead zien of juist geen overhead financieren. Die overhead moet je dan versleutelen, dat is een enorm gerommel.'
Reacties uit fondsenwereld
De resultaten van dit onderzoek zijn inmiddels twee keer besproken binnen het Landelijk Fondsenoverleg dat driemaal per jaar in Amsterdam bijeenkomt en ze zijn ook gepresenteerd aan het Haags Fondsenoverleg. In maart is in het Landelijk Fondsenoverleg overlegd welke actie de gezamenlijke fondsen, waarschijnlijk in FIN-verband, zullen nemen naar aanleiding van het onderzoeksrapport. Dat er iets moet gebeuren, staat voor een aantal deelnemers aan het overleg buiten kijf. 'Het is een waardeloze manier van werken voor aanvragers. Heel langzaam komt het bij de fondsenwereld tussen de oren: zo gaat het niet', zegt Sanne ten Bokkel Huinink, rentmeester van Stichting Boschuysen.
Wordt vervolgd
Hoe het wel moet en wat fondsen concreet kunnen doen is te lezen in een vervolgartikel van Suzanne Kooij en Deny de Jong, dat binnenkort zal verschijnen en waarin zij diverse nieuwe en innovatieve manieren schetsen waarop vermogensfondsen effectiever kunnen samenwerken met hun uitvoeringspartners in het maatschappelijke veld.
Een korte versie van het onderzoeksrapport vindt u hier, de lange versie kan door vermogensfondsen worden opgevraagd via info@arsmemorandi.nl.
nl
