Terlingen (BDO) over meer verantwoordingsdruk bij hulporganisaties

Terlingen: 'We moeten stoppen met het verspillen van geld dat hulporganisaties heel goed voor andere doeleinden kunnen gebruiken.'

21 juni 2018

Nieuws | Redactie DDB | Organisatienieuws

‘Dilemma van accountability en ownership’

Bij ontwikkelingshulp gaat de discussie vaak over hoeveel geld aan de bekende strijkstok blijft hangen. Interessanter is misschien om te praten over de tijd en het geld die wegsijpelen als gevolg van de toegenomen regels. Is het, bijvoorbeeld, niet eens tijd om kritisch te kijken naar de verantwoordingsdruk waar hulporganisaties en hun lokale partners mee te maken hebben?

Job Terlingen, partner bij BDO Accountants & Adviseurs, pleit voor een efficiëntere manier van toezicht op besteding van ontwikkelingsgeld. ‘Controle op een rechtmatige besteding van subsidies en donaties is natuurlijk heel belangrijk’, benadrukt hij. ‘Maar in de praktijk doen we nu regelmatig nutteloos werk, waar het geld niet voor is bedoeld. Een frisse blik op dit vraagstuk kan zicht bieden op de verschillende kansen voor goed toezicht met minder en meer eenduidige regels voor de verschillende financieringsstromen.’

Vertrouwen en gezond verstand
Het valt Terlingen op dat meer (en gedetailleerdere) regels vaak de reactie zijn op geconstateerde fraudes of andere problemen die zich bij controles voordoen. ‘Nog meer regeldruk is niet de oplossing van een probleem. Het komt toch in de basis neer op gezond verstand en, binnen bepaalde grenzen, op vertrouwen in de mensen die zo’n project uitvoeren. Eind vorig jaar ben ik voor een audit in Mozambique geweest en daar was ik weer getuige van de praktische gevolgen van doorgeslagen regeldruk. Het administratief vastleggen van zaken waarvan niemand beter wordt, deels door het niet onderkennen van de verschillen tussen landen.’

Verhouding zoek
Terlingen vertelt over hoe accountants bij door de EU gesubsidieerde projecten - tegen de westerse uurtarieven - lijsten van duimafdrukken moeten controleren in verband met in Afrika uitbetaalde daggeldvergoedingen van slechts enkele euro’s. Die verhouding is helemaal zoek. De vraag moet toch eerst zijn: hoeveel geld wil je uitgeven om een bepaald risico af te dekken? ‘Ook hebben (lokale) organisaties vaak prima methoden om bepaalde risico’s af te dekken, maar die zijn alleen niet (volledig) in overeenstemming met de voorwaarden van de financier. Een complicerende factor is dat er veel verschillende regelingen zijn, wat op zichzelf al zorgt voor extra regeldruk en administratieve vastleggingen.’

Terlingen geeft ook een ander voorbeeld van Afrikaanse medewerkers (van een lokale samenwerkingspartner van zijn opdrachtgever, een ngo) die elke week tijdens werktijd speciaal naar kantoor moeten komen om daar online hun uren te schrijven op een project waar ze de hele week fulltime aan werken. ‘En vanuit de bushbush kost dat natuurlijk veel tijd. Die uren krijgen ze uitbetaald, maar die kunnen ze dan niet aan het projectdoel besteden.’

Accountability versus ownership
De tijd dat een Afrikaans ministerie gerund werd door Nederlandse experts is voorbij. Ngo’s werken bij projecten veel samen met ‘lokale implementatiepartners’. ‘Samen met de uitvoering van het project zelf is het idee erachter om de lokale organisaties in staat te stellen hun belangrijke werk ook buiten de hulporganisatie om te kunnen uitvoeren. Dat de kennis en kunde niet verloren gaat bij het aflopen van het project’, legt Terlingen uit. ‘Het dilemma daarbij is dat je die ingehuurde lokale partijen accountable moet houden, maar tegelijkertijd het voortouw wil geven - hoe paternalistisch dat ook klinkt - om de ontwikkeling in hun eigen land te trekken, in plaats van dat de westerse hulporganisatie dat doet. Het ownership-principe. Dat is het spanningsveld.’

Capacity development versus verregaande controle
Terlingen vraagt zich hardop af of die verregaande verantwoording die de local implementing partners moeten afleggen niet automatisch betekent dat ze daarmee het ‘ownership’ wordt ontnomen. ‘Is het nodig om de boekhouding van de lokale partners te bekijken, of moeten we ze vooral afrekenen op het nakomen van de gemaakte afspraken? Van mijn opdrachtgevers weet ik dat daar tijdens interne teambesprekingen discussies over zijn. De een roept dat ze meer moeten doen aan capacity developmenten de ander vindt dat ze zelfs de kantoren van die partners binnenstebuiten moeten keren. Maar als je binnen een land met 25 local implementingpartners werkt, is het onmogelijk om alles te screenen.’

Veel bewijs voor kleine uitgave
Ook de verantwoording die hulporganisaties moeten afleggen over soms kleine uitgaven doet de wenkbrauwen fronsen. ‘Er zijn natuurlijk regels om privégebruik te voorkomen, logisch. Maar die regels zijn in sommige gevallen echt doorgeslagen. Voor een kleine uitgave moet je dan belachelijk veel bewijs opleveren. Dat je voor een treinkaartje van tien euro allemaal achterliggende stukken moeten verzamelen, zoals bewijs van betaling van het kaartje, de agenda van de bijeenkomst en deelnemerslijst. Dan kost het administreren en controleren van een tientje letterlijk honderd euro. En voor sommige projecten moeten we, naast onder andere het bewijs van betaling, ook de boardingpass zien om de kosten rechtmatig te mogen verklaren. Laten we toch ons gezond verstand gebruiken.’

The voice of Africa
Ook vanuit Afrika zelf klinkt steeds meer protest. In 2001 sprak een Zambiaans politicus al de legendarische woorden: ‘I have the right to mismanage my own country’ (terwijl Zambia zeker toen nog ontzettend donorafhankelijk was) en anno 2018 kennen landen als Rwanda en Zimbabwe leiders die niet schromen om uit te spreken dat ze zelf in the lead willen zijn van hun eigen ontwikkeling. ‘The voice of Africa klinkt steeds luider, als ik mijn contactpersoon mag geloven. Hoe hard ze alle donaties ook nog nodig hebben. Dat moeten wij ons vanuit het Westen realiseren.’

Anticiperen op tegenreactie
De nadruk ligt bij ontwikkelingswerk nog steeds op geven en daarbij op efficiency in plaats van op ownership. Terlingen: ‘In de woorden van mijn contactpersoon: Afrika gaat vandaag of morgen meer tegengas geven. En daar zullen de hulporganisaties op moeten anticiperen. In een aantal Afrikaanse landen zie je dat al met de huidige machthebbers. Die bijvoorbeeld de internationale ngo’s naar overheidskantoren laten opdraven om te laten zien wat ze met hun geld doen en welke resultaten er geboekt worden. Een tegenreactie op de controles die international NGOs uitvoeren met hun lokale partners – en dan hebben we het nog niet eens over de langere traditie van met name Westerse donoren om Afrikaanse regimes te toetsen op ‘good governance’.’

Eerste stap
De noodzaak om de samenwerking tussen de organisaties bij projecten ‘eerlijker’ te maken, dringt zich derhalve steeds nadrukkelijker op. ‘Meest voor de hand liggend alternatief voor die verregaande controles is het meten van de output, ook tussentijds. De eerste stap daartoe is dat er een politiek en maatschappelijk debat op gang komt om meer bewustzijn te creëren over het spanningsveld tussen die accountability en ownership. En om antwoord te krijgen op vragen als, hoeveel moet en wil je uitgeven om een bepaald risico te dekken? Laten we daar eens kritisch naar kijken en zo een einde maken aan het verspillen van geld dat hulporganisaties heel goed voor andere doeleinden kunnen gebruiken.’

►Dit artikel is geschreven door BDO Accountants, partner van De Dikke Blauwe. De inhoud van dit artikel valt buiten verantwoordelijkheid van de redactie en DDB-Experts.