Fondsenwervende evenementen, ook wel eventraising genoemd, zijn een populaire vorm van fondsenwerving. Hoewel ze voor veel geld kunnen zorgen, kunnen ze ook tijdrovend en duur zijn. Het succes hangt dan ook af van een zorgvuldige planning. The Fundraising Authority zette een aantal tips voor je op een rij.
Doel
Voordat je ook maar iets onderneemt, moet je beslissen wat het doel van je evenement is. Is dit echt een inzamelingsactie? Of heeft het andere doelen? Misschien hoop je geld in te zamelen, maar de belangrijkste functie van het evenement is bekendheid te verwerven of een nieuw netwerk te bereiken. Veel evenementen hebben meer dan één doel. De details van het evenement hangen af van het doel dat je probeert te bereiken.
Fondsenwervingsdoel
In samenwerking met de organisator van het evenement, het personeel van die organisatie en je fondsenwervers, moet je beslissen welk bedrag je wilt inzamelen tijdens het evenement. Als dit echt een benefietevenement is, dan moet alles in het evenementenplan gericht zijn op het binnenhalen van dit specifieke bedrag. Het bedrag dat je kiest moet het bedrag zijn dat je hoopt over te houden na kostenaftrek.
Budget
Elk inzamelingsactieplan moet een volledige begroting bevatten met alle uitgaven die nodig zijn om het evenement te organiseren. Je budget moet personeel, uitnodigingen, verhuur van ruimten, catering, entertainment, transport, beveiliging, hulpprogramma's en al het andere bevatten dat nodig is om het evenement tot een succes te maken. Daarbij moet je rekening houden met je doelbedrag: verhoog dat dus met alle onkosten die je maakt. En zorg er ten slotte voor dat je wat extra ruimte in je budget opneemt voor onvoorziene kosten.
Doelgroep
Wie is de doelgroep voor je evenement? Is dit een algemene inzamelingsactie waarbij iedereen wordt uitgenodigd? Of is dit evenement gericht op een specifieke groep zoals zakenmensen, ouders of jonge professionals? Kortom, je moet beslissen wie u voor uw evenement zult uitnodigen.
Set-up
Medewerkers van de organisatie moeten de opstelling van het evenement ruim van tevoren plannen. In die planning moet alles duidelijk zijn: waar vindt het plaats? Wordt er eten geserveerd? Is er entertainment? Is er een dresscode? Wat is de route voor het evenement?
Marketing
Mensen vragen om naar je evenement te komen is een van de belangrijkste onderdelen van je plan. Je moet ze ervan overtuigen dat jouw organisatie en evenement hun tijd en geld waard zijn. Maak een volledig marketingplan voor het evenement. Voor de aankondiging van je evenement kun je onder meer je fondsenwervingsnetwerk gebruiken, uitnodigingen mailen, direct mail, callcenters, mond-tot-mondreclame en de medewerkers van de locatie waar het plaatsvindt.
‘Verkoop’
Na alle marketinginspanningen moet er een procedure komen voor de eventuele kaartverkoop en het in ontvangst nemen van donaties. Je moet beslissen of er verschillende contributieniveaus voor het evenement zijn (zoals een vast bedrag aan toegangskaarten, extra kosten om te worden uitgenodigd voor een V.I.P.-receptie in aanvulling op het evenement, enz.). Vervolgens moet je beslissen wie de kaarten verkoopt, hoe ze worden verzonden of bezorgd en wie verantwoordelijk is voor het organiseren van de binnenkomende informatie.
Oefenen
Hoewel je niet per se een generale repetitie hoeft in te plannen, is het wel van essentieel belang dat iedereen die aan het evenement werkt, van tevoren weet wat hun verantwoordelijkheden zijn en waar ze moeten zijn tijdens het evenement.
Last but not least: bedanken!
Een van de meest gehoorde klachten van donateurs die aan evenementen hebben bijgedragen is 'Ze hebben me nooit bedankt’. En dat geldt ook voor de vrijwilligers tijdens een evenement. Zorg er dus voor dat je de tijd neemt om bedankbriefjes te sturen naar iedereen die betrokken is bij uw evenement, inclusief medewerkers, vrijwilligers en personeel. Maak je donateurs blij, je hebt ze in de toekomst vast nog vaker nodig.
nl
