nl
Komende zondag lopen ruim negentig bedrijventeams en tientallen kinderen gesponsord rondjes in en om het Olympisch Stadion. Volgens de laatste tussenstand levert dat dit jaar ruim 100.000 euro op voor ons werk aan het einde van de honger in Benin – en die teller loopt nog de hele week door. Als ik dat optel bij de opbrengst van de voorgaande elf edities gaan we zondag nét niet door de grens van de twee miljoen euro. Voorwaar niet slecht voor een evenement dat ooit begon als een rondje door het Amsterdamse Bos tussen een handjevol bevriende hardlopers... Maar toch: vijf jaar geleden was de eindopbrengst nog 263.000 euro. We zijn een soort Glazen Huis geworden. De – liefdevol gesponsorde – kosten van het evenement zijn inmiddels bijna net zo hoog als de opbrengst.
Daarom delen we voor eenieder die ook zoiets wil opzetten hier graag onze lessen en inzichten. En zijn we zeer benieuwd naar de uwe. Kom vooral dus door met uw eigen tops en tips voor een evenement met maximaal rendement!
- Tip: als iemand spontaan aanbiedt om een evenement voor je te organiseren, omarm dat dan volmondig. De Run for The Hunger Project werd ooit opgezet door een medewerker van een grote corporate sponsor. Voor een groepje van zijn eigen vrienden. Maar hun enthousiasme werkte uitermate aanstekelijk, en het aantal deelnemers en de opbrengst liepen al snel op. Al snel werd het evenement dan ook te groot voor de faciliteiten van de Bosbaan. Het nabije Olympisch Stadion bood uitkomst, maar ook meer onkosten. Daar vonden we een sponsor voor. Maar vervolgens zijn we domweg te lang doorgegaan met dezelfde formule op dezelfde locatie. Want trouwe deelnemers lopen nu al zeker zes jaar hetzelfde rondje. Dat is niet slim van ons.
- Top: Het inzetten van een verdubbelaar – door Wilde Ganzen – zorgde in eerste instantie voor een forse groei van de inkomsten. Waarop het evenement eigenlijk te groot voor ze werd, en ze er voor kozen om zich aan andere goede doelen te verbinden. Achteraf gezien hadden we toen meteen een nieuwe ‘verdubbelaar’ moeten vinden, want bijna iedereen vindt het leuker om elk jaar méér op te halen dan het jaar ervoor.
- Toen het aantal deelnemers groeide, hebben we de hulp ingeroepen van een professionele sportevenementen organisatie. Die namen op hun beurt weer zo veel over, dat een aantal vrijwilligers van het eerste uur afhaakten. In de loop van de jaren is er daarom een steeds groter deel van het evenement overgenomen door professionele ondersteuners. Het geheel is daarmee aanmerkelijk groter en strakker en veiliger. Maar ook stukken duurder – al worden ook deze kosten grootmoedig gesponsord. Daar raakten wij verwend van. Want we hebben niet scherp genoeg opgelet dat het evenement niet routineus werd.
- Tip: tot twee maal toe liep er een team mee uit de boerengemeenschappen in Benin waar de opbrengst van het evenement uiteindelijk naar toe gaat. Er was zelfs een jaar dat zij de prijs wonnen voor het snelste team. Dat was spectaculair - maar is inmiddels door de zwaar aangescherpte regels voor visa helaas niet langer een haalbare kaart. Hoe leuk ook: niet aan beginnen.
- Maak een heldere keuze voor één type inkomsten - en hou je daaraan. Bij dit evenement betalen bedrijven van meet af aan 1.000 euro inschrijfgeld voor elk deelnemend team. Omdat de deelnemers daar in het begin aan gewend zijn geraakt, blijkt het in later jaren door ons toegevoegde ‘zorg zelf ook voor sponsorgeld’ maar nauwelijks aan te slaan. Maakt niet uit hoe leuk we doen op Facebook. Deelnemers kijken naar hun baas, en nauwelijks naar hun eigen buren en bekenden. Zelfs spannende prijzen voor het hoogste extra geld wervende team helpen nauwelijks – want wie wil er nou geen hardloop-clinic van een topsport-hunk en Expeditie Robinson ster… Zonde van zijn tijd, lijkt, want de individuele sponsoring loopt nog steeds nauwelijks harder dan voorgaande jaren.
- Tip: houd je boodschap kort en bondig. Wat wél werkt: impact-posters op de wc’s en in de kleedkamers, en een bedankt-voor-het-meedoen kaart uitdelen bij de uitgang. Maar hou het super-simpel. De meeste mensen komen om hard te lopen, en voor een goed gevoel. Niet om uitgebreid te horen hóe het einde van de honger dankzij hun harde lopen gehaald gaat worden. Zorg er wel voor dat daar meer over te vinden is op je website. Maar verbaas je er niet over als dat niet erg vaak wordt bekeken.
- Zelf meedoen: er loopt ook elk jaar een team medewerkers mee van The Hunger Project zelf. Dat vonden alle deelnemers jarenlang leuk, totdat vorig jaar een van onze medewerkers zélf de allersnelste tijd liep, en de beker won. Dat vonden niet alle behoorlijk competitief ingestelde corporate deelnemers leuk. Wel meelopen, dus, maar niet te hard.
- Tip: muziek draaien, maar er geen hoofdmoot van maken. Mensen komen om te rennen. En gaan na de prijsuitreiking graag meteen weer naar huis. Het jaar dat er na afloop een bekende band uit Benin optrad, bleven alleen de medewerkers en vrijwilligers na om te dansen…
- Top: een juichploeg langs de lijn en aan de finish. Bij ons doet onder andere de directie dat. Ook omdat die niet zo héél hard kunnen lopen. Vast en gewaardeerd onderdeel van ons organisatie-brede juichbeleid.
- Sommige mensen blijken behoorlijk onmisbaar: sinds de oprichter en groeimotor van het eerste uur na een reorganisatie niet meer bij onze vaste corporate sponsor werkt, en dus ook niet meer aan dit evenement, loopt het aantal deelnemende teams en de opbrengst terug. We blijken het zonder dat ene vaste anker láng niet zo goed te doen.
>Reacties naar: info@dedikkeblauwe.
