Efficiënter en effectiever werken? Eitje!

De praktijk van non-profits is niet bepaald maakbaar. Maar een complexe praktijk is geen alibi voor niet onderzoeken, te-kort-door-de- bocht-analyses of het pimpen van resultaten. Want ondanks de weerbarstige praktijk van het non-profitbestaan, is het vergroten van efficiëntie en effectiviteit wel degelijk mogelijk. Met de nieuwe werkposter Wat is nu eigenlijk het probleem? en het bijbehorende boek Dan ga ik liever op vakantie laat Peter Scholten van Scholten & Partners zien hoe u erachter komt wat precies het probleem is en hoe u dat concreet maakt.
 
Goede doelenorganisaties investeren in goede doelen. Soms via een intermediair, soms rechtstreeks. Maar in alle gevallen betreft het situaties waarin verandering gebracht moet worden in een ongewenste situatie. Of waar de verandering juist moet worden tegengegaan, zoals bij natuur en milieu vaak het geval is. Maar altijd geldt dat er een probleem is dat opgelost moet worden. Of u dat nu een uitdaging of een kans noemt, het idee blijft hetzelfde.
 
Is uw informatie betrouwbaar?
In de praktijk betekent dat dat goede doelenorganisaties eerst onderzoek doen naar dat probleem. Nu is daar vaak niet veel tijd voor, of is men afhankelijk van informatie van derden. En dat wringt af en toe een beetje. Hoe betrouwbaar is die informatie? Is die gebaseerd of echt concrete informatie, of meer op aannames, die wel geloofwaardig overkomen? Om de een of andere reden is er ook een soort angst om ook echt door te vragen en nemen we te snel genoegen met deze aannames, meent Scholten.
 
Hoe belangrijk is tevredenheid?
Als het aan Scholten ligt moeten we toch minimaal weten wat de huidige omvang van het probleem is, wat de urgentie ervan is en wat de oorzaak is als we verandering (of behoud) willen meten. Vooral urgentie is volgens Scholten een belangrijke vraag, die lang niet altijd goed beantwoord (kan) worden, maar die desondanks wel een van de belangrijkste vragen is. Zodra we financieren en mensen vragen naar hun tevredenheid, dan zullen ze doorgaans wel tevreden zijn. Immers, het geld was gratis en wellicht komt er nog meer. Men kan nu eenmaal heel tevreden zijn met zaken, die helemaal niet zo urgent zijn. En als ze urgent – en dus belangrijk zijn – wil je toch ook weten wat er dan precies verandert, en voor wie precies.
 
Maak een projectplan zo concreet mogelijk
Als we de situatie van een gemeenschap willen verbeteren, moeten we weten wat er precies speelt, voor wie wel (en voor wie niet), om hoeveel mensen het gaat, wat de mogelijkheden zijn. Maar vooral ook: op basis waarvan die informatie tot stand is gekomen. Is dat nog actuele informatie? Is de bron betrouwbaar? Is het een schatting of echte telling? En zo nog veel meer. Kortom: hoe concreter en specifieker een projectplan, hoe groter de kans dat je ook daadwerkelijk tot resultaat kunt komen, zegt Scholten. En dat vereist doorvragen, en niet te snel genoegen nemen met gevoel, aannames en veronderstellingen.
 
Aan de slag met de werkposter
Om deze informatie op een gestructureerde manier te verzamelen is er nu een werkposter beschikbaar, waarmee teams op een interactieve manier met elkaar aan de slag kunnen. De poster helpt u erachter te komen wat nou eigenlijk precies het probleem is, hoe urgent het is, hoe u uw aannames onderbouwt en hoe u het probleem concreet en specifiek maakt. Teams kunnen daarnaast onderzoeken welke informatie er is, in hoeverre die is gebaseerd op aannames en welke aanvullende informatie nog noodzakelijk is.
 
De werkposter is te verkrijgen bij Lenthe, net als het bijbehorende door Lenthe uitgegeven boek Dan ga ik liever op vakantie. Klik hier om het boek te bestellen en op de poster hieronder voor speciale aanbiedingen.