De toenemende bureaucratisering van het maatschappelijk middenveld: een collectieve psychose?

door Mathijs Euwema^[i], Nico van Oudenhoven^[ii]en Henk van Stokkom^[iii] 
   
Toenemende bureaucratisering, meer regeltjes en controles. We zien deze overal: in de zorg, in het onderwijs, maar ook bij de financiële ondersteuning van maatschappelijke initiatieven. Financiers willen waar voor hun geld. Terecht. Waar het mis gaat is dat ze dat doel denken veilig te stellen door steeds meer en steeds gedetailleerdere informatie te eisen. Onder het volkomen onbewezen adagium: ‘meten is weten’. Deze controledwang leidt onvermijdelijk tot energievretende, geld verspillende bureaucratie die alleen maar schijnzekerheid biedt. Ze is contraproductief en vooral ook demoraliserend.
 
Non-gouvernementele organisaties (ngo’s) die financiële steun zoeken voor hun maatschappelijke initiatieven moeten voldoen aan steeds meer eisen, regels en procedures. Daarbij gaat het om vorm en inhoud van de projectvoorstellen, maar ook om monitoring en evaluatie van de voortgang, verwachte resultaten en rapportage. De energie, tijd en vaardigheden die nodig zijn om aan deze voorwaarden te voldoen, gaan ten koste van het eigenlijke werk en het maatschappelijk doel dat wordt beoogd. Vernieuwende voorvechters worden gedweeë volgers.  Iedereen met een beetje inzicht klaagt over het oerwoud aan vereisten en weet dat ze onzinnig zijn. Intussen dijt die jungle alleen maar verder uit. Alsof donoren, instanties en organisaties niet in staat zijn te stoppen met dit lemmingengedrag.
 
Terwijl we dit schrijven is een organisatie in onderhandeling met de Europese Unie over financiering van een relatief klein project in een land ver van hier. Ze heeft gereageerd op een ‘Call for Proposals’. Haar ‘Concept Note’ is geaccepteerd, dus mag ze nu een ‘Full Application’ indienen. Alleen het schrijven van de Concept Note was al een klus van weken; de Full Applicaton vergt ook zeker ruim een maand, en de kans op succes is gering. In een persoonlijk gesprek met de lokale EU-vertegenwoordiger kreeg de organisatie te horen dat een stafmedewerker van de Verenigde Naties beschikbaar was voor gratis ondersteuning. De hulp wordt aangeboden, vertelde hij erbij, omdat het schrijven van zo’n Full Application voor de meeste organisaties niet te doen is.
 
De zucht naar controle en verzamelen van nietszeggende data heeft intussen zulke proporties aangenomen dat organisaties die het zich kunnen veroorloven (of denken dat ze het zich kunnen veroorloven), gespecialiseerde commerciële bureaus of consultants inhuren om hun voorstellen te schrijven. Zelf hebben ze de vaardigheden niet (meer) in huis, of het ontbreekt hun simpelweg aan de tijd en mankracht. Het absurde is dat een veel donoren, zoals ministeries, de aanvragen op hun beurt ook weer laten beoordelen door externe bureaus. Dat oogt als een ritueel waar vrager en gever part noch deel aan hebben.
 
Niet meedoen is geen optie. Om te overleven wringen ngo’s zich in allerlei bochten om tegemoet te komen aan de eisen. Grotere clubs hebben doorgaans (nog) wel de middelen om te voldoen aan de idiote administratieve voorwaarden. Leuk vinden ze het niet en het komt ook hun werk niet ten goede, maar ze accepteren het.  Wie bijt graag de hand die hem voedt?  Het resultaat is louter retoriek: gepolijste evaluatierapporten met ‘evidence based’-methodes, ‘modelprojecten’, gladde Youtubefilmpjes, elevator pitches’, social media-hypes, en het gebruik van bekende mensen als ‘ambassadeurs’. Dit soort kleren van de keizer bieden geen enkele waarborg voor betere resultaten. Ze belichamen de schone schijn. De kloof tussen realiteit en fictie wordt almaar groter. De werkelijkheid is per definitie rommeliger, chaotischer, onvoorspelbaarder en minder grijpbaar dan in welk format dan ook kan worden vastgelegd. 
 
Het streven naar beheersbaarheid en perfectie kan alleen maar leiden tot dictatuur en desillusies. De verzuchting van de Britse historicus Tony Judt (1948-2010), is hier op zijn plaats: ‘Als we verder niks hebben geleerd van de twintigste eeuw, zouden we in elk geval door moeten hebben dat hoe perfecter het antwoord is, hoe angstaanjagender de consequenties. Onvolmaakte verbeteringen van onbevredigende omstandigheden zijn het beste waarop we kunnen hopen en waarschijnlijk het maximale waarnaar wij kunnen streven.’  In het huidige tijdgewricht van kortstondige aandacht en kortetermijnvisies is dat streven naar kleine verbeteringen over langere tijd blijkbaar niet aantrekkelijk genoeg. 
 
Hoe zou het anders kunnen? 
Zakelijke investeerders kijken naar hoe een onderneming gedurende langere tijd presteert. Vinden ze die ‘track record’ vertrouwenwekkend genoeg, nemen ze aandelen in dat bedrijf.  Types als Warren Buffett bemoeien zich niet met de bedrijfsleiding, ze geven geen adviezen over welke producten ontwikkeld dienen te worden.  Dat laten ze aan her management over. Eenzelfde houding zouden geldschieters ook kunnen aannemen tegenover ngo’s. Donoren,  zoals de overheid,  zouden maatschappelijke organisaties kunnen beoordelen op de kwaliteit van hun werk, betrokkenheid van medewerkers en het kapitaal van ideeën en vaardigheden. Er zijn genoeg mogelijkheden en instrumenten om de betrouwbaarheid, financiële huishouding en daadkracht van ngo’s in te schatten.  Samen met een paar goede gesprekken met directie, medewerkers en met leden van de doelgroep van een organisatie moet het mogelijk zijn voldoende beeld van een organisatie en haar werk te krijgen.
 
Betekent dit dat donors maatschappelijke organisaties de vrije loop moeten laten? Inderdaad. Er is geen enkel bewijs dat de huidige excessieve rapportage-, monitoring- en evaluatie-eisen de kwaliteit van het werk ten goede komen.  Zeker is wel dat ze duur, tijdrovend en heel saai zijn.
 
Overigens: wij zeggen niet dat er geen doelen moeten zijn voor een project. We zeggen ook niet dat projecten niet gemonitord of geëvalueerd moeten worden. En we zeggen al helemaal niet dat donoren moeten ophouden met zeuren en gewoon geld moeten geven. Waar wij voor pleiten is een terugkeer naar de redelijkheid en de menselijke maat. Zoals die zich bijvoorbeeld lijkt te voltrekken in de zorgsector waar minister Bruno Bruins vorig jaar november het startsein gaf voor de campagne ‘(Ont)Regel de Zorg – Schrap en Verbeter’, die paal en perk moet stellen aan overbodige administratie en onzinnige regels. Onder het motto: ‘vertrouw elkaar, schrappen maar’. 
 
Bij het financieren van maatschappelijke initiatieven hoort een vertrouwensrelatie tussen donor en uitvoerder, waarbij niet het project maar de organisatie centraal staat. Dat behoedt beide voor bureaucratische rompslomp die nergens toe dient. Die ontkracht, niet versterkt. Terwijl sociale initiatieven juist dat laatste moeten bewerkstelligen.